Aufbewahrung und Löschung

Stand: 8. August 2026

1. Grundsatz

(1) Mandavo speichert Kundendaten und Auftragsdateien nur so lange, wie dies für die Auftragsbearbeitung, Qualitätssicherung, Auslieferung sowie zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

(2) Nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist werden die betroffenen Daten nach Maßgabe dieser Regelungen gelöscht oder anonymisiert.

(3) Diese Regelungen unterscheiden zwischen:

• produktiven Auftragsdateien,
• temporären Dateien auf dem Render-System,
• Vertrags- und Abrechnungsdaten,
• Portal- und Nachweisdaten,
• technischen Protokolldaten,
• Sicherungskopien.

2. Regelfrist für Auftragsdateien

(1) Folgende Auftragsdateien werden standardmäßig 30 Tage nach der abschließenden Auslieferung gelöscht:

• hochgeladene CAD-Dateien,
• Metadaten und CSV-Dateien,
• Referenzbilder,
• Stichproben und Vorschaubilder,
• Zwischenergebnisse,
• gerenderte Produktbilder,
• Auslieferungsdaten,
• ZIP- und sonstige Lieferpakete.

(2) Als Auslieferung gilt der Zeitpunkt, zu dem Mandavo das abschließende Lieferpaket im Kundenportal oder über einen anderen vereinbarten Lieferweg bereitstellt und den Kunden hierüber informiert.

(3) Erfolgt nach einer berechtigten Mängelrüge eine neue abschließende Auslieferung, beginnt die Regelfrist für die betroffenen Dateien erneut mit der Bereitstellung der korrigierten Fassung.

(4) Das konkrete Löschdatum wird beim jeweiligen Auftrag im Kundenportal angezeigt. Dieses Datum ist für den Auftrag maßgeblich.

(5) Abweichende Aufbewahrungsfristen können im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder in einer gesonderten Vereinbarung mit dem Kunden festgelegt werden.

(6) Die Löschung erfolgt unabhängig davon, ob der Kunde das Lieferpaket tatsächlich heruntergeladen hat. Der Kunde ist daher für den rechtzeitigen Download verantwortlich.

3. Download-Links

(1) Download-Links aus E-Mails verlieren grundsätzlich 14 Tage nach ihrer Ausstellung ihre Gültigkeit.

(2) Das Verfallen eines Download-Links führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung des zugehörigen Lieferpakets. Dieses kann bis zum angezeigten Löschdatum weiterhin über das Kundenportal oder nach erneuter Ausstellung eines Links verfügbar sein.

(3) Mit der Löschung eines Auftrags werden noch gültige Download-Tokens und signierte URLs unverzüglich ungültig gemacht.

(4) Die E-Mail, in der ein Download-Link enthalten war, wird dadurch nicht automatisch aus den beteiligten E-Mail-Systemen gelöscht. Weitere Informationen zur Verarbeitung von E-Mail-Daten enthält die Datenschutzerklärung.

4. Entwürfe und nicht eingereichte Aufträge

(1) Aufträge, die im Status „Entwurf“ verbleiben und nicht verbindlich eingereicht werden, werden 30 Tage nach der letzten Änderung gelöscht.

(2) Mit dem Entwurf werden auch die ausschließlich diesem Entwurf zugeordneten Uploads, Metadaten und sonstigen Auftragsdateien gelöscht.

(3) Das Löschen eines Entwurfs beendet kein bereits anderweitig zustande gekommenes Vertragsverhältnis.

5. Abgebrochene, abgelehnte oder stornierte Aufträge

(1) Dateien zu Aufträgen, die vor Beginn der Bearbeitung abgelehnt, zurückgezogen oder storniert werden, werden grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach der Ablehnung, Rücknahme oder Stornierung gelöscht.

(2) Ist eine vorübergehende Aufbewahrung zur Abrechnung, Klärung offener Fragen oder Verteidigung gegen geltend gemachte Ansprüche erforderlich, können die hierfür notwendigen Daten bis zum Abschluss der Klärung gesperrt aufbewahrt werden.

(3) Nicht mehr benötigte Produktionsdateien werden unabhängig davon gelöscht, soweit ihre weitere Speicherung für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich ist.

6. Unvollständige Uploads und temporäre Dateien

(1) Unvollständige, fehlgeschlagene oder keinem Auftrag zugeordnete Upload-Sitzungen werden grundsätzlich innerhalb von 12 Stunden abgebrochen.

(2) Verwaiste Multipart-Upload-Teile in der Speicherinfrastruktur werden grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden entfernt.

(3) Technische temporäre Dateien, Konvertierungsdateien und Caches werden nach Abschluss des jeweiligen Verarbeitungsschritts oder spätestens innerhalb von 72 Stunden gelöscht.

(4) Fehlerprotokolle können unabhängig von den darin bezeichneten temporären Dateien nach den für technische Protokolldaten geltenden Fristen gespeichert werden.

7. Daten auf dem Render-System

(1) Für die Bilderstellung werden die erforderlichen CAD-Dateien und Auftragsinformationen verschlüsselt auf ein von Mandavo betriebenes und kontrolliertes Render-System übertragen.

(2) Die auf das Render-System übertragenen Dateien werden nach Abschluss des jeweiligen lokalen Verarbeitungsvorgangs oder spätestens innerhalb von 72 Stunden gelöscht.

(3) Müssen nach einer Korrektur oder Freigabe weitere Bilder erstellt werden, können die hierfür erforderlichen Dateien erneut aus dem zentralen Auftragsbestand auf das Render-System übertragen werden.

(4) Das Render-System dient nicht der dauerhaften Archivierung von Kunden- oder Auftragsdaten.

8. Vorzeitige Löschung

(1) Der Kunde kann die vorzeitige Löschung der Produktionsdateien eines Auftrags per E-Mail an hello@mandavotech.com beantragen.

(2) Der Antrag muss von einer für die Kundenorganisation erkennbar berechtigten Person gestellt werden. Mandavo kann vor der Löschung eine angemessene Überprüfung der Identität und Berechtigung verlangen.

(3) Von der vorzeitigen Löschung erfasst sind grundsätzlich:

• hochgeladene CAD- und Metadatendateien,
• Referenzbilder,
• Stichproben und Zwischenergebnisse,
• gerenderte Produktbilder,
• Lieferpakete,
• aktive Download-Tokens.

(4) Befindet sich der Auftrag noch in Bearbeitung, kann die Löschung dazu führen, dass Mandavo den Auftrag nicht fortsetzen kann. Mandavo informiert den Kunden vor der Ausführung über erkennbare Auswirkungen auf den laufenden Auftrag und über gegebenenfalls weiterhin bestehende Vergütungsansprüche.

(5) Nach Ausführung der Löschung ist ein erneuter Download aus den produktiven Systemen nicht mehr möglich.

(6) Bereits vom Kunden oder von autorisierten Dritten heruntergeladene oder weitergegebene Dateien werden durch die Löschung bei Mandavo nicht erfasst.

(7) Vertrags-, Rechnungs-, Nachweis- und Protokolldaten werden nur gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Nachweisinteressen oder laufenden Rechtsansprüche entgegenstehen.

9. Umfang der Auftragslöschung

Bei der Löschung der Produktionsdaten eines Auftrags werden insbesondere entfernt:

• sämtliche hochgeladenen CAD-Dateien,
• Metadaten und Referenzdateien,
• Konvertierungs- und Arbeitsdateien,
• Stichproben und Vorschaubilder,
• gerenderte Einzelbilder,
• ZIP- und sonstige Lieferpakete,
• im Objektspeicher abgelegte Auftragsdateien,
• aktive Download-Tokens und signierte Download-Berechtigungen.

Die Löschung eines einzelnen Auftrags führt nicht automatisch zur Löschung des Kundenkontos oder der Benutzerkonten der Kundenorganisation.

10. Daten, die nach der Dateilöschung verbleiben können

10.1 Vertrags- und Nachweisdaten

Zur Dokumentation des Vertrags und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können insbesondere folgende Daten aufbewahrt werden:

• Auftragsnummer und Kundenorganisation,
• vereinbarter Leistungsumfang,
• Zeitpunkte von Auftragserteilung und Auslieferung,
• Statusverlauf,
• Freigaben und rechtliche Bestätigungen,
• Versions- und Zeitstempel,
• Download- und Auslieferungsnachweise,
• Kommunikation zu Mängeln und Korrekturen.

Diese Daten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist gespeichert. Diese beträgt regelmäßig drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der jeweilige Anspruch entstanden ist.

10.2 Rechnungs- und Buchhaltungsdaten

Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden entsprechend den jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorgaben gespeichert.

Dabei gelten gegenwärtig insbesondere folgende Regelfristen:

• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre,
• Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre,
• bestimmte Bücher, Aufzeichnungen und steuerlich relevante Unterlagen: zehn Jahre.

10.3 Technische Protokolldaten

Reguläre Server-, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle in den Audit- und Systemlogs werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Rechtlich relevante Nachweise (insbesondere Freigaben, Vertragsannahmen, Auslieferungen und Löschvorgänge) bleiben davon unberührt.

Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können die betroffenen Protokolldaten bis zur vollständigen Aufklärung, Abwehr und Dokumentation des Vorfalls länger gespeichert werden.

10.4 Lösch- und Revisionsnachweise

Nach der Löschung können folgende begrenzte Metadaten erhalten bleiben:

• interne Auftragskennung,
• Datum und Zeitpunkt der Löschung,
• gelöschte Datenkategorien,
• Auslöser beziehungsweise Grund der Löschung,
• technischer Status des Löschvorgangs,
• Kennung der ausgeführten Löschroutine.

Löschnachweise enthalten nicht die gelöschten CAD-, Bild- oder Lieferdateien. Sie werden grundsätzlich bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres nach der Löschung gespeichert.

10.5 Versionsmetadaten

Es können begrenzte Angaben dazu aufbewahrt werden, welche Version eines Lieferpakets bereitgestellt wurde. Die eigentlichen Bild-, CAD- und Lieferdateien sind darin nicht enthalten.

11. Sperrung statt Löschung

(1) Daten können vorübergehend von der regulären Löschung ausgenommen und für die weitere Nutzung gesperrt werden, wenn ihre Aufbewahrung erforderlich ist:

• aufgrund gesetzlicher Pflichten,
• zur Bearbeitung eines laufenden Rechtsstreits,
• zur Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche,
• zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls,
• aufgrund einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung.

(2) Gesperrte Daten dürfen ausschließlich für den jeweiligen Aufbewahrungszweck verwendet werden. Der Zugriff wird auf die dafür erforderlichen Personen beschränkt.

(3) Nach Wegfall des Aufbewahrungsgrundes werden die Daten entsprechend diesen Regelungen gelöscht.

12. Sicherungskopien

(1) Die produktiven Systeme und Datenbanken können in technisch erforderlichen Sicherungskopien enthalten sein.

(2) Sicherungskopien werden nach einem rollierenden Gleitfenster-Prinzip überschrieben. Nach der Löschung aus dem produktiven System können Daten für höchstens weitere 30 Tage in Sicherungskopien enthalten sein.

(3) Daten in Sicherungskopien werden nicht für den normalen Geschäftsbetrieb verwendet und nicht einzeln wieder in das produktive System zurückgespielt.

(4) Muss eine Sicherungskopie aufgrund eines technischen Notfalls vollständig wiederhergestellt werden, werden zwischenzeitlich ausgeführte Löschungen erneut nachvollzogen und auf dem wiederhergestellten System wiederholt.

(5) Nach Ablauf der Backup-Rotation sind die gelöschten Dateien auch in den regulären Sicherungskopien nicht mehr vorhanden.

13. Fortbestand von Nutzungsrechten

(1) Die Löschung der bei Mandavo gespeicherten Auftragsdateien berührt die dem Kunden nach vollständiger Zahlung eingeräumten Nutzungsrechte an bereits heruntergeladenen Arbeitsergebnissen nicht.

(2) Der Kunde darf rechtmäßig heruntergeladene Arbeitsergebnisse nach der Löschung bei Mandavo weiterhin im vereinbarten Umfang verwenden.

(3) Mandavo ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht verpflichtet, gelöschte Arbeitsergebnisse erneut zu erstellen oder bereitzustellen.

14. Datenschutzrechtliche Löschanfragen

(1) Die vorzeitige Löschung von Produktionsdateien nach Abschnitt 8 ist von einem Antrag einer betroffenen Person auf Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO zu unterscheiden.

(2) Datenschutzrechtliche Löschanfragen können mit dem Betreff „Datenschutz – Löschung“ an hello@mandavotech.com gerichtet werden.

(3) Das Recht auf Löschung besteht nur, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Erforderlichkeit von Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

(4) Verarbeitet Mandavo personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für einen Kunden, erfolgt die Löschung grundsätzlich nach dokumentierter Weisung des jeweiligen Kunden als Verantwortlichem.

15. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist dafür verantwortlich:

• Lieferpakete vor dem angezeigten Löschdatum vollständig herunterzuladen,
• heruntergeladene Dateien in eigenen Systemen zu sichern,
• die Vollständigkeit und Nutzbarkeit der Downloads zu überprüfen,
• vereinbarte Änderungen der Aufbewahrungsfrist rechtzeitig mitzuteilen,
• betroffene Händler, Agenturen oder andere Empfänger über eigene Löschanforderungen zu informieren.

16. Verhältnis zu anderen Regelungen

(1) Ergänzend gelten die Datenschutzerklärung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen:

https://www.mandavotech.com/legal/privacy
https://www.mandavotech.com/legal/terms

(2) Individuell vereinbarte Aufbewahrungsfristen haben Vorrang vor diesen allgemeinen Regelfristen.

(3) Für jeden Auftrag gilt grundsätzlich die bei Vertragsschluss angezeigte oder vereinbarte Aufbewahrungsfrist.

17. Kontakt

Fragen zur Aufbewahrung oder zur Löschung von Auftragsdateien können gerichtet werden an:

hello@mandavotech.com